Anonymizace dokumentů a registr smluv

17.10.2018

Podle zákona musíte před odesláním smlouvy do registru smluv začernit citlivé údaje. Jinak je malér. Víte, co všechno anonymizovat a jak to udělat co nejrychleji a nejjednodušeji?

Neznalost neomlouvá. A ani zákon č. 340/2015 Sb., tzv. Zákon o registru smluv, není milosrdný: Všechny státní organizace musí zveřejňovat uzavřené smlouvy na veřejném portále ve strojově čitelném formátu a s metadaty (popisné údaje k dokumentu).

Ať už to děláte ručně, nebo vám s tím pomáhá software, všechny tyto smlouvy musí mít před odesláním znečitelněné (anonymizované) citlivé údaje. Víte, které je nutné "začernit" a které nemusíte řešit?

Citlivé údaje, které musí z dokumentu pryč


Sídlo - podnikající fyzická osoba

Ano. Pokud je adresa sídla shodná s místem trvalého či faktického pobytu.


Bydliště fyzické osoby

U příjemců veřejných prostředků lze dle zákona o svobodném přístupu k informacím uvést obec bydliště (a rok narození).


Číslo účtu

Anonymizovat, i když je informace dostupná z registru účtů.


Telefon

Není možné publikovat, protože může vést k poškození práv osoby.


E-mail

Nepřípustné publikovat, může vést k omezení práv osoby.


Podpis jednajících osob

Vždy anonymizováno - obdobně podpisové vzory v OR jsou v neveřejné část.


E-mail

Nepřípustné publikovat, může vést k omezení práv osoby.


Obchodní tajemství

Vždy omezené, rozsah je následující:

  • Určen ad hoc publikujícím subjektem.

  • Obsažen pouze v části textu nazvaném "Obchodní tajemství" či jinak podobně.

  • Kontextově vyhledáno a manuálně anonymizováno.


Kontextově vyhledané údaje

Týká se pouze dat, která byla anonymizovaná v hlavičce. Zavést v hlavičce zkratky, nezbytné údaje soustředit do jedné části smlouvy a tu anonymizovat.


Údaje, které v dokumentu mohou zůstat

Obchodní firma

Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES apod).


Jednající/Zastoupená

Dostupné z veřejných zdrojů (OR - jednatel, prokurista).


Sídlo - právnická osoba

Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES apod)


IČO

Vždy dostupné z veřejných zdrojů (ARES).


DIČ

Vždy dostupné z veřejných zdrojů (ARES), lze odvodit od IČO. .


Identifikátor datové schránky

Bez újmy na právu na soukromí, veřejně dostupný údaj.

Zdrojem těchto informací jsou metodické pokyny MVČR, které najdete v kompletním znění na tomto odkaze.


Anonymizovat je tedy nutnost. Jak na to, aby vás to nestálo čas a náklady?


Při představě, že denně musíte ručně "začernit" desítky až stovky dokumentů, vás možná berou mrákoty.

Černý fix rovnou odložte. Zbavte se účinně citlivých údajů z dokumentů, které pocházejí z různých zdrojů. Využijte software, který udělá "černou" práci za vás. 

Chytrý software vám pomůže v několika ohledech:

  • rychlé začerňování slov či odstavců jedním kliknutím

  • získávání informací z dokumentu bez nutnosti přepisování

  • anonymizace a vytěžování metadat z dokumentů ze skenování, e-mailových příloh i obrazových souborů

  • snížení chybovosti při ruční práci

  • potvrzení o zveřejnění v registru


Zajímá vás víc o efektivní anonymizaci dat a propojení s ISRS? Seznamte se s naším řešením pro Anonymizaci smluv.