Datové schránky

03.10.2018

Jak si ulehčit práci s datovou schránkou a mít všechny zprávy jako v trezoru?

Perete se ve firmě každodenně s datovými zprávami? Stává se Vám, že občas nějaké přehlédnete a jsou z toho jenom problémy? Nebo že zprávy dokonce úplně ztratíte? Povolejte pomocníka, který dá věci do pořádku...

Do datových schránek chodí denně spousty důležitých dokumentů, o kterých byste měli mít přehled. Na rovinu si ale můžeme říct, že základní webové rozhraní mojedatovaschranka.cz nepatří zrovna mezi uživatelsky přívětivé webové aplikace. A co se týká funkcí - není to taky žádná sláva.

Oficiální datové rozhraní pro efektivní správu nestačí

Kromě toho, že webová aplikace běží na serveru provozovatele datových schránek, přináší Vám tento přístup řadu další nevýhod:

Pro provoz vyžaduje instalaci speciálního doplňku 602 XML Filler. Horší ovšem je, že oficiální aplikace pro správu datových schránek neposkytuje tak důležité funkce, jako je například práce s více složkami či filtrování zpráv.

Největším kamenem úrazu je to, že jednotlivé datové zprávy zůstávají v systému uloženy pouze 90 dnů a pak jsou bez milosti mazány. Představte si, že máte práce nad hlavu a zapomenete si uložit nějakou veledůležitou zprávu. Po jejím smazání se k ní už nikdy nedostanete.

Chcete mít jistotu, že všechny Vaše datové zprávy zůstanou v bezpečí a pod kontrolou?

Přenechte tíhu odpovědnosti na šikovný software

Pro firmy není ekonomické všechny příchozí datové zprávy ručně ukládat nebo dokonce tisknout a zakládat do šanonů. Při tom je potřeba mít přehled, protože do datových schránek putují spousty, pro firmu zásadních dokumentů.

Řešením je dovedný software pro správu datových zpráv, který dokáže:

  • uložit zprávy se všemi atributy

  • zabezpečit evidenci příchozích i odchozích zpráv

  • archivovat datové zprávy na vždy

  • automatizovat oběh datových zpráv po stažení do archivu

  • kontrolovat datové zprávy

  • automaticky zajišťovat lhůty pro vyřízení

  • posílat e-mailové notifikace zodpovědným uživatelům

Nespoléhejte se na oficiální webové rozhraní, které Vám přinese spíše starosti navíc.

Získejte maximální kontrolu nad datovými zprávami, jejíž součástí je i archivace na věky.

Vyzkoušejte naše řešení se systémem DOCU-X DMS a spravujte datové zprávy účinně.