I pro malý podnik znamená chybné vyřízení pošty velké lapálie…

02.07.2019

Ztrácíte přehled o přijaté elektronické i papírové poště? Zabírá vám její zpracování neúnosný počet hodin? Netušíte, kde se přesně nachází přijatý dokument, když potřebujete jeho data? Nejvyšší čas zamyslet se nad systémem pro evidenci došlé pošty.

Každé ráno vyzvednou dopisy ze schránky. Omrknout e-maily, roztřídit je. Zjistit typ dokumentu, který je v příloze. Najít správnou osobu, která má za poštu zodpovědnost...

Při práci s papírovou i elektronickou poštou má příslušný pracovník spoustu starostí. Je zcela běžné, že může dojít ke ztrátě přiložených dokumentů, zatoulání celého dopisu, zpoždění vyřízení.

Lidské chybě se zkrátka nevyhnete.

Příjem pošty je tak kritickým okamžikem, při kterém snadno dojde k problému. Ten může mít někdy pro firmu i nedozírné následky.

Řešením je digitalizace přijaté pošty a zavedení automatizovaných procesů, které jednoznačně vyloučí lidský chybující faktor.

Začněte u vstupu dokumentů do firmy a ulevíte celé firmě

Systémy pro evidenci došlé pošty dokáží zpracovat veškeré formy dokumentů. Uloží ji v elektronické podobě, rozdělí dokumenty do požadovaných složek.

Pošta se tak nikde netoulá, neztrácí se. Dostane se elektronicky k příslušným zaměstnancům, čímž výrazně zvýšíte rychlost práce a podpoříte bezpečnost dokumentace.

A když je například potřebný audit?

Centrálně uložené zprávy, data a dokumenty usnadní jejich třídění a zpětné vyhledávání, například podle data, odesílatele... Zpřehledníte veškerou administrativu včetně evidence smluv, zpracování faktur či řízení objednávek.

Padnoucí řešení evidence pošty pro firmu znamená jednoduchost a účinnost

Na trhu existuje spousta řešení, která se zabývají evidencí došlé pošty. Doporučujeme vybrat profesionálního dodavatele, který vám nabídne řešení s širokým záběrem.

Důležité například je, aby systém uměl pracovat s různými druhy korespondence, flexibilně pracoval ve spojení s dalšími vnitropodnikovými systémy, dokázal pracovat s přístupovými oprávněními, automaticky notifikoval a umožňoval individuální nastavení.

Když se implementace povede, čekají na vás jenom benefity:

  • Zvýšení efektivity zpracování došlé pošty.

  • Snížení nákladů na zpracování dokumentů.

  • Řízená distribuce korespondence na příslušná místa

  • Automatické zařazování do spisů.

  • Zjednodušené vyhledávání.

  • Zvýšení bezpečnosti dokumentů.

Chcete mít také efektivní evidenci došlé pošty?
Prozkoumejte naše řešení, které vaší firmě uzpůsobíme na míru. >>