Krocení ISO dokumentace: Proč zapomenout na ruční vedení a jít na věc elektronicky

26.01.2019

Používáte ve firmě tradiční postupy ručního vedení ISO dokumentace? Trápí vás chybovost a značná neefektivita? Přesvědčte se o tom, že s ruční správou v dnešní době neobstojíte. Přečtěte si argumenty, které jasně mluví pro správu elektronickou.

Účinné řízení ISO dokumentace je v současnosti pro firmy rozhodující. Manažeři se na ni spoléhají kvůli bezproblémovému zajištění provozních operací - v průmyslových podnicích například od detailních plánů, schémat procesů, standardních provozních postupů až po manuály apod.

Manuální řízení podněcuje chybovost a zvyšuje náklady

Tradiční postup ručního řízení ISO dokumentace je náchylný na:

  1. Tvorbu chyb: Projevují se ústupky, které mají negativní vliv na dodržování norem a předpisů.

  2. Vyšší náklady: Souvisí s nadměrnou časovou náročností a vynaložením prostředků na dodržení všech předpisů.

Efektivní řízení přináší kvalitu, zvýšení zisku a snížení rizik

Ve firmách s efektivní elektronickou správou ISO dokumentace je zajištěný hladký chod a:

  1. Vysoká úroveň kvality: Dodržování všech standardů znamená nejen efektivní provoz, ale kvalitativní posun výše.

  2. Zvýšení zisku: Díky snížení rizik, chybovosti a plnění závazků podpoří firma své dobré jméno. A zákazníci si vybírají firmy, které mají "zvuk".

  3. Řízení dokumentace napříč organizací: Profesionální systém na elektronickou správu ISO dokumentace dovoluje řídit a spravovat důležité dokumenty a související firemní procesy v rámci celé organizace.

  4. Integrace do jiných podnikových systémů: Začleněním do systémů jako DMS, ERP či účetních systémů získáte přehledné rozhraní pro vyhledávání, prohlížení, úpravu a kontrolu dokumentů.

  5. Efektivní pracovní toky procesů: Elektronizace a automatizace navíc přispěje k zefektivnění dalších procesů jako: zpracování faktur, správa smluv apod.

4 zásadní přínosy elektronické správy ISO dokumentů podrobně

Minimalizace chyb v datech

Elektronické řízení ISO dokumentace probíhá bezpečně v centralizovaném systému, díky čemuž prosadíte stejné procesy a postupy v každé části firmy.

Manažeři a další vedoucí pracovníci tak mají přístup ke všem předchozím i aktuálním verzím důležitých dokumentů. Uplatní tak dodržování potřebných úkolů, termínů, lhůt, zvýší zodpovědnost a eliminují chybovost.

Bezpečný a dokonalý tok dat

Přístup k citlivým a důvěrným dokumentům mají jen oprávněné osoby. Ovládání přístupu a povolení pro zaměstnance patří mezi významné aspekty řízení shod a verzí stejně jako rozhodující prvek procesů spojených se schválením, vydáním a rozdělováním rozhodujících informačních prostředků.

Nastavená povolení přístupu směřují ke snížení chyb a omylů, které jinak vznikají při používání neaktuální či nesprávné ISO dokumentace.

Veškerý obsah na jednom místě

Předpisy, ISO standardy a další regulační směrnice vyžadují, aby vedoucí pracovníci spravovali verze, kontrolovali přístupy zaměstnanců a zaváděli odpovídající změnové řídící postupy u dokumentů.

Systémy řízení jakosti bez integrovaných procesů řízení dokumentace mohou uvést podniky do konkurenční nevýhody a významně zvýšit riziko nedodržení standardů a souvisejících předpisů.

Elektronický systém řízení ISO dokumentace poskytuje centrální organizování a sledování důležitých dokumentů a procesů.

Dodržování standardů jednoduše

Přestupky proti postupům a s tím související nápravná opatření, posouzení rizik, audity a reklamace ze strany zákazníků ‒ toto vše zvyšuje nezbytnost ustanovení uzavřené smyčky procesů pro řízení jakosti a požadavků na shodu dokumentace a na to navazující problémy a události.

Nastavení jednotného řízení ISO dokumentace usnadňuje provádění auditů zaměřených na jakost a dodržení shody, rozšiřuje spolupráci, optimalizuje hodnotu existujících zdrojů a pohání účinnost firmy.

Fungujte jako moderní firma s elektronickou správou ISO dokumentace.
Zjistěte, co všechno naše řešení dokáže. >>