Porada jako nástroj úspěchu: 7 + 1 tip na její přínosné řízení

26.02.2019

Pravidelné porady jsou nezbytnou součástí bezproblémového chodu každé firmy. Jak je vést tak, aby byli všichni spokojení a porady přinášely kladné výsledky?

Porada - nutnost, bez které si fungování firmy nedokážeme představit. Pro některé účastníky sice znamená nepříjemnost spojenou se ztrátou času, pokud však víte, jak na ni, máte vyhráno.

Porada totiž pro firmu znamená:

  • Identifikaci firemních problémů a jejich analýzu.

  • Zvýšení pocitu "sounáležitosti" týmu.

  • Hledání nových cest pro "zamrzlé" postupy.

  • Koordinaci týmu.

  • Nasměrování soustředění pracovníků na firemní priority.

Když porada není monologem nadřízeného, dává prostor všem zúčastněným, přivede k novým poznatkům, strategiím a ke zvýšení motivace.

7 hlavních pravidel pro vedení efektivní porady

1. Stanovte jednoznačný program a cíl

Před poradou musí být jasné co, kdo, kdy, kde, jak, proč a kolik:

  • podklady, body jednání

  • předsedající, účastníci

  • den a čas

  • místo, které odpovídá počtu účastníků

  • způsob projednávání

  • jaký očekáváte výsledek

  • jak dlouho to bude trvat

2. Vyberte zapisovatele

Zápisy z porad slouží k další práci jako je například rozdělování úkolů. Určete si zapisovatele, který hned po zahájení zaznamenává poznámky. Pomůžete tak nepřítomným a máte jasný podklad pro následné rozdělení úkolů.

3. Shrnujte a opakujte

Je porada trochu delší? Shrňte na závěr vše podstatné. Někteří se mohli ztratit ve snu, nebo zkrátka zapomněli. Uveďte vyřešené body.

4. Držte se struktury. Řešení nechte na závěr

Snažte se dodržet strukturu, kterou jste předem navrhli. Je to přehledné pro všechny. Nepleťte do průběhu řešení. Nechte si ho na závěr, kde ho doložíte fakty, argumenty, čísly.

5. Vyhněte se malým bezúčelným poradám

Udělejte radši jednu a větší poradu než méně malých. Jen tehdy, pokud je k tomu opravdový důvod. Dělejte pravidelně přestávky, protože po 45 minutách klesá pozornost zúčastněných.

6. Diskutujte otevřeně

Vtáhněte do porady všechny účastníky. Vytvoříte klima otevřenosti, kde se nikdo nebojí říci svůj názor. Dostanou se k vám zajímavé názory a nápady, které mohou poradu posunout.

7. Dodržujte program, neplýtvejte časem

Poradu nikdy zbytečně neprotahujte. Dodržujte stanovený čas konce porady a v závěru buďte pozitivní.

Stanovte si dobu trvání a čas věnovaný jednotlivým tématům, která budou trvat zhruba 10 až 15 minut. Celková doba by neměla přesáhnout hodinu.

Všechna tato pravidla přispějí ke kvalitnímu vedení porad. Je tu však ještě jedno, které přivádí porady k dokonalosti...

8. Používejte efektivní nástroj pro řízení zápisů a úkolů z porad

Podle průzkumů je až 75 % manažerů středních a velkých firem nespokojeno s nízkou efektivitou porad. Buď nedodržují zásadní pravidla, nebo nepoužívají správný nástroj pro řízení zápisů a úkolů z porad.

Klasická forma zápisu znamená problémy, které souvisí s přenesením poznatků z poradu na zodpovědné osoby, se výběrem a rozdělováním úkolů.

Při využití elektronického nástroje ušetříte spoustu starostí a času, protože máte:


  • Zápisy z porad na jednom místě pro snadnou dohledatelnost.

  • Pohotové řízení pracovních procesů.

  • Snadné vyhledávání úkolů podle kritérií.

  • Monitorování plnění úkolů vzešlých z porad.

Vyzkoušejte si naše řešení pro řízení zápisů a úkolů porad.
Prohlédněte si všechny výhody a domluvte si online ukázku zdarma. >>